Edukas arhiiv algab hästikorraldatud asjaajamisest. Seetõttu tuleb vaadelda neid valdkondi kompleksselt ning arendada paralleelselt arvestades dokumendi kogu elutsüklit, st loomisest kasutamise ja hävitamiseni.

Arhiiv ei ole pelgalt ladestuv kogum dokumente, tegemist on asutuse tegutsemiseks vajaliku informatsiooni haldamisega. Kogu dokumendihalduse (sh arhiivi) süsteemsus loob eeldused edukaks juhtimiseks asutuse tipptasemeni välja. Mida süsteemsem on arhiiv, seda vähem kulutab asutus ressurssi info leidmiseks ning kasutamiseks.

Tänapäeva tingimustes liigume pidurdamatult digitaalse dokumendihalduse suunas. Kuid paberivaba asjaajamine ei tähenda, et saaksime niipea täielikult vabaneda füüsilistel andmekandjatel arhiividest. Arhiiv ise ei pea olema digitaalne, kuid ilmtingimata on vaja digitaalset arhiivihaldust, mis omakorda hoiab oluliselt kokku ressurssi säilitatava infoga kõigi õigusaktides ettenähtud toimingute teostamiseks. Seetõttu on väga oluline ratsionaalse ja kasutajasõbraliku süsteemi väljatöötamine, mis hõlbustaks iga ametniku tööd asutuses säiliva info kasutamisel ning viiks ülevaate infost ja selle leidmise võimalustest arhivaari tasandilt iga reaalse kasutajani. See omakorda kiirendab info kättesaadavust.